Tipps vom Steuerberater

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Rechnungsmerkmale

Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen folgende Angaben zu machen:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach einzelnen Steuersätzen aufgeschlüsselt
  • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Unternehmen, bei der sich der Leistungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befindet und der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 3a Abs. 2, § 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Außerdem ist auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen.
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig vergeben werden)
  • bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
  • jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
  • Verlagerung der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen auf den Leistungsempfänger: z. B. „Als Leistungsempfänger schulden Sie die Umsatzsteuer nach § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG.“
  • Bei Lieferungen/Handwerkerleistungen an Privathaushalte oder Unternehmer in deren nicht unternehmerischen Bereich: „Sie sind gesetzlich verpflichtet diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.“

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag 150 € nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe. Ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung

Sonderregelungen für innergemeinschaftliche Lieferungen

Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG). In diesem Fall hat der Rechnungsaussteller zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die UST-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 6a UStG“.

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn bei einer Lieferung folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (§ 6a Abs. 1 Satz 1 UStG):

  • der Unternehmer oder der Abnehmer befördert oder versendet den Gegenstand der Lieferung in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet,
  • der Abnehmer ist
    • ein Unternehmer, der den Gegenstand der Lieferung für sein Unternehmen erworben hat, oder
    • eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand der Lieferung nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder
    • bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs auch jeder andere Erwerber und
  • der Erwerb des Gegenstands der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung

Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der liefernde Unternehmer nachweisen. Die Voraussetzungen müssen eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein (sog. Buchnachweis; § 17c Abs. 1 Satz 2 UStDV, vgl. Verwaltungsregelung zur Anwendung des UStG vom 1.10.2010).

Keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung mit entsprechendem Ausweis von UST-Identifikationsnummern ergibt sich bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in Gestalt des unternehmensinternen Verbringens. Hier besteht keine Rechnungsstellungspflicht, da der Unternehmer hier nicht „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ leistet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Sonderregelung für Bauleistungen

Für Bauleistungen gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, beispielsweise: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen". Dies gilt sogar dann, wenn eine Bauleistung für den Privatbereich eines Vertragspartners erbracht wird, beispielsweise für dessen selbst genutztes Einfamilienhaus. Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Es gibt hier jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu 500 € gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nicht. Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48b  EStG) vor, kann davon ausgegangen werden, dass er selbst Bauleistungen erbringt und es deshalb zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt. In der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung Anlage UR Zeile 53) ist ein solcher Umsatz zu er­fassen. Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht (Umsatzsteuerjahreserklärung Zeile 25)

Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Das Prinzip der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wurde durch das Jahressteuergesetz 2010 erheblich ausgeweitet. Die Steuerschuldnerschaft gilt seit 1.1.2011 auch für folgende Umsätze:

  • Lieferung von Wärme und Kälte über Wärme- und Kältenetze (§ 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG).
  • Lieferung von Industrieschrott, Altmetallen und sonstigen Abfallstoffen (§ 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG). Dabei soll als Anlage dem UStG eine Liste mit Gegenständen beigefügt werden, die als solche gelten.
  • Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG). Darunter fallen Hausfassadenreinigungen, die Reinigung von Räumen und Inventar.
  • Lieferungen von Gold ab einem bestimmten Feingehalt (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG).

Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft gilt hier insoweit, als dass der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist. Bei den Gebäudereinigungsleistungen muss der Unternehmer, an den die Leistung erbracht wird, selbst derartige Leistungen erbringen. Liegen die Voraussetzungen vor, kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Steuerschuld und Vorsteuerabzug fallen somit auch für solche Leistungen künftig beim Leistungsempfänger zusammen.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.

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Elektronische Rechnungsstellung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 änderte der Gesetzgeber die für die Rechnungsausstellung im Umsatzsteuergesetz maßgebliche Vorschrift. Danach können seit dem 1.7.2011 auch elektronische Rechnungen versandt werden. Als elektronische Rechnungen gelten solche, die per Email, im EDI-Verfahren, als PDF- oder als Textdatei oder per Computer-Telefax oder Fax-Server oder im Wege des Datenträgeraustausches übermittelt werden. Nicht als elektronische Rechnungen gelten jene, die per Standard-Telefax übermittelt werden. Für die Anerkennung einer elektronischen Rechnung zum Vorsteuerabzug musste bislang die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz nachgewiesen werden. Mit der Neufassung des § 14 UStG sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleichgestellt worden.

Als elektronische Rechnungen gelten Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG i.d.F. Steuervereinfachungsgesetz 2011). Rechnungen können demnach auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt werden. Besonderer technischer Verfahren bedarf es zur Übermittlung nicht mehr.

Rechnungen können an den Empfänger elektronisch, etwa per E-Mail übermittelt werden. Besondere bürokratische Hürden sind nicht mehr erforderlich. Einzige Bedingung ist, dass der Adressat dem papierlosen Verfahren zugestimmt hat. Im Allgemeinen empfiehlt es sich, sich eine solche Zustimmung bei Vertragsschluss etwa in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen erteilen zu lassen.

Schärfere Kontrollen: Gleichzeitig ist geplant, dass elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, insbesondere die elektronisch übermittelten Rechnungen im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden können. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen (§ 27b Abs. 2 UStG i.d.F. Steuervereinfachungsgesetz 2011)

Zusammenfassende Meldungen (ZM)

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs 2 UStG), sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als 50.000 € im Quartal können die Zusammenfassende Meldung wie bisher quartalsweise erstatten. Bis 31.12.2011 gilt übergangsweise eine Betragsgrenze von 100.000 € (§ 18a Abs. 1 Satz 5 UStG). Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze von 100.000 € gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der Zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden. Sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.- Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.

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